Quando una società stabilisce la propria sede legale presso un Business Center, una delle domande più frequenti riguarda la possibilità di ricevere raccomandate, comunicazioni ufficiali e atti giudiziari.
La risposta richiede una distinzione importante: ricevere materialmente la corrispondenza non è la stessa cosa che ricevere una notificazione con valore legale.
Posta ordinaria e raccomandate possono rientrare nel servizio di gestione della corrispondenza offerto dal Business Center. Gli atti giudiziari e le notificazioni, invece, sono soggetti a specifiche disposizioni di legge.
Si possono ricevere raccomandate presso la sede legale?
La corrispondenza indirizzata alla società può essere recapitata presso l’indirizzo della sede legale.
Quando la sede è stabilita presso un Business Center che offre un servizio di Reception e gestione della posta, raccomandate e corrispondenza aziendale possono essere ricevute secondo le modalità e le condizioni previste dal servizio sottoscritto.
È quindi importante verificare come vengono gestiti:
- posta ordinaria;
- raccomandate;
- invii che richiedono una firma;
- avvisi di giacenza;
- eventuale inoltro o scansione della corrispondenza;
- comunicazione al cliente dell’arrivo della posta.
Queste attività riguardano la gestione materiale della corrispondenza.
E gli atti giudiziari?
Per gli atti giudiziari la situazione è diversa.
L’articolo 145 del Codice di procedura civile stabilisce specifiche modalità per la notificazione alle persone giuridiche.
La notificazione presso la sede può avvenire mediante consegna dell’atto al rappresentante dell’ente, alla persona incaricata di ricevere le notificazioni oppure, in mancanza, ad altra persona addetta alla sede; la disciplina contempla anche il portiere dello stabile.
La legge prevede inoltre, nei casi consentiti, la possibilità di effettuare notificazioni tramite il servizio postale. Poste Italiane dispone infatti di uno specifico servizio Atto Giudiziario, disciplinato dalla legge n. 890/1982, per notificazioni in materia civile, amministrativa e penale.
Per questo motivo un atto giudiziario non deve essere trattato come una normale lettera o raccomandata commerciale.
Chi può ricevere una notificazione presso la sede?
Questo è uno degli aspetti più importanti per chi utilizza una domiciliazione.
Il fatto che una Reception possa materialmente ricevere la corrispondenza non significa automaticamente che qualsiasi addetto sia legittimato a ricevere qualsiasi notificazione in qualunque circostanza.
Per le persone giuridiche la normativa individua categorie precise di soggetti e modalità di consegna.
Di conseguenza, quando si tratta di un atto giudiziario o di una comunicazione soggetta a particolari formalità, occorre considerare la natura dell’atto e la disciplina applicabile alla specifica notificazione.
Ricezione della posta e validità della notifica: qual è la differenza?
È utile distinguere chiaramente i due concetti.
La ricezione della corrispondenza è un servizio: il Business Center riceve e gestisce gli invii destinati al cliente secondo le condizioni contrattuali.
La notificazione, invece, è un procedimento giuridico attraverso il quale un determinato atto viene portato a conoscenza del destinatario secondo modalità stabilite dalla legge.
La semplice presenza di un servizio di domiciliazione non modifica le norme applicabili alle notificazioni.
Anche alcuni normali servizi postali distinguono nettamente le due categorie: ad esempio Poste Italiane esclude gli atti giudiziari dal normale servizio di inoltro “Seguimi”, perché questi devono essere notificati secondo le specifiche procedure previste dalla legge n. 890/1982.
E le comunicazioni ricevute tramite PEC?
Per le imprese esiste inoltre il domicilio digitale, normalmente costituito dall’indirizzo PEC comunicato al Registro delle Imprese.
Tutte le imprese, societarie e individuali, devono disporre di un proprio domicilio digitale.
La PEC iscritta al Registro delle Imprese svolge quindi una funzione diversa dall’indirizzo fisico della sede legale.
Unioncamere specifica che le comunicazioni trasmesse al domicilio digitale producono, per spedizione e ricevimento, gli stessi effetti giuridici delle comunicazioni mediante raccomandata con ricevuta di ritorno e, salvo diversa disposizione di legge, equivalgono alla notificazione per posta. Le comunicazioni si considerano notificate quando vengono rese disponibili presso il domicilio digitale, indipendentemente dalla loro effettiva lettura.
Per questo motivo la presenza di una Reception non sostituisce la necessità di controllare regolarmente la PEC aziendale.
Sede legale e domicilio digitale sono la stessa cosa?
No.
La sede legale identifica l’indirizzo fisico ufficiale dell’impresa.
Il domicilio digitale identifica invece il recapito elettronico certificato utilizzato per le comunicazioni digitali aventi valore legale.
Una società può quindi avere la propria sede legale presso un Business Center e, contemporaneamente, avere la propria PEC registrata come domicilio digitale presso il Registro delle Imprese.
Entrambi devono essere gestiti correttamente.
Cosa verificare prima di scegliere una domiciliazione?
Quando la gestione della corrispondenza è importante per l’attività, prima di sottoscrivere il servizio è utile verificare:
- quali tipologie di posta vengono ricevute;
- come viene comunicato l’arrivo della corrispondenza;
- come vengono gestite le raccomandate;
- quali modalità sono previste per gli invii che richiedono una firma;
- se sono disponibili scansione o inoltro della posta;
- come vengono trattati gli invii soggetti a particolari formalità.
Per atti giudiziari, notificazioni e altre comunicazioni con specifici effetti legali è invece necessario considerare la relativa disciplina e, in caso di dubbio, rivolgersi al professionista che assiste l’impresa.
Ricezione della corrispondenza con CNI Business Center
CNI Business Center offre servizi di Domiciliazione Legale e Domiciliazione Postale a Milano, presso la sede di Piazza della Repubblica 19, con Reception e gestione della corrispondenza secondo le condizioni del servizio sottoscritto.
La presenza di una struttura fisica permette all’impresa di disporre di un punto di riferimento per la propria corrispondenza aziendale.
Quando un invio costituisce invece una notificazione soggetta a specifiche formalità, la sua gestione e la validità della consegna dipendono dalla natura dell’atto e dalle norme applicabili.
Per conoscere nel dettaglio i servizi disponibili puoi consultare la Domiciliazione Legale a Milano oppure la Domiciliazione Postale di CNI Business Center.
